提高在家工作效率的四大技巧

在疫情中,大家已經熟悉了在家工作,並且開始發現長時間居家辦公並不像想像中那樣輕鬆,相反,卻很難保持高效率。因此,我們將向大家介紹四個重要的在家辦公技巧,幫助大家提升工作效率,同時輕鬆與公司同事和客戶保持聯繫,實現工作與生活的平衡。

第一個技巧是選擇適合的協作工具,避免因為溝通不良而引起的誤解。在家工作時,讓每個人都能夠同時編輯文件並輕鬆交換文件非常重要。使用Microsoft 365和Google Workspace這兩個協作工具可以幫助讀者提高工作效率。 Microsoft 365提供了最新版本的Word、Excel、PowerPoint等常用Office工具,是處理日常文書的好幫手。它配備了網頁和App版本,可以方便地在不同的設備上使用。此外,Microsoft 365還為每個用戶提供高達1TB的雲端儲存空間,使共享文件變得輕鬆自如。還有,Teams和Exchange等工具也非常實用。 Google Workspace也提供了即時編輯的Doc、Slides、Sheets等工具,配合Gmail和高達5TB的雲端儲存,非常適合需要共享大量檔案的中小企業,例如創意媒體產業的公司。 Google Workspace還結合了AI,設有智能撰寫等功能,絕對是提升效率的好幫手。

第二個技巧是將公司的2字頭電話連接到手機上。在家工作時,與同事和客戶保持聯繫是非常重要的。使用Topsales Biz 手機App就可以輕鬆實現這一點,它可以用作隨身的Office Line,接聽公司的來電和留言信箱,避免任何漏接。而且還可以在撥出電話時顯示公司的2字頭電話號碼,讓客戶容易辨認,維持專業形象。

第三個技巧是每天早上開一個花5分鐘的快速會議,讓同事簡單匯報當日的工作內容,提早發現問題,促進同事之間的資訊互通,提升合作效率。 Microsoft 365和Google Workspace都配備了線上會議功能,無論是手機還是電腦都可以使用,每次會議還可以容納高達500人,非常適合開會和舉辦webinar等活動。

第四個技巧是好好計劃工作,區分工作和休息時間。在家工作的另一個挑戰是保持工作和生活的平衡。為了達到這個目標,可以使用一些時間管理工具,例如Trello,幫助讀者規劃每天的工作內容。這些工具還可以設定提醒和優先級,幫助讀者更好地管理工作。另外,建議讀者在工作時間之外尋找一些放鬆和娛樂的活動,例如閱讀、運動或與家人朋友聊天,來保持身心健康。

最後,提醒讀者註意一些遠距工作的注意事項。例如,保持專注和避免分心,定期移動身體和伸展肌肉,適當地調整電腦螢幕和椅子高度,以及減少長時間使用電子產品對眼睛的影響等。這些小技巧都可以幫助讀者在家工作時更加高效地完成工作,同時保持身心健康。

總之,在家工作可能會帶來一些挑戰,但使用適當的協作工具、保持聯繫、好好計劃工作、注意身體健康等技巧,讀者可以輕鬆地提高工作效率,並保持工作和生活的平衡。此外,使用Topsales Biz 手機App,讓公司的2字頭電話連接到手機上,可以更好地與同事和客戶保持聯繫,提高專業形象。

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